我们在日常工作、生活中,或告知事情,或委托办事,如对方不在就写个便条留给对方,这就是便条、留言条;如果收到、领到、借到钱物,也写给对方一个字条作凭据,这就是凭据。两者统称为条据。
条据分为两大类:
一、凭证类条据
收条借条欠条领条
二、说明类条据
请假条托事条留言条便条一、凭证类条据的内容与结构
凭证类条据一般涉及借、欠、收、还、领、个人或公家现金、财务,它往往起到凭证作用,财物归还后,回收作废或撕毁。
写作基本结构是:标题 性质性关系语 正文 尾语 落款 日期
例:
①收条
收条也称收到条或收据,是收到个人或单位交还的财物时,写给对方的表明收讫的条据。写收条时,先要把钱物当面点查清楚,数量和金额要用大写。
②代收条
如果是代本单位的某一部门或代熟识的个人受到财物时,所开的条据叫代收条。
③借条
借条是向单位或个人借款借物时写给对方的条据,一般借条中应说明归还日期。当归还财物时,一定要取回借条并及时销毁,以免发生事端。
④欠条
欠条是在人们在经济往来中,因不能立即结清某种款物手续而写给对方的条据。
⑤领条
领条是向单位或部门领取发放的财物时,给经手发放人写的条据。领条是发放人结账的凭证。
二、说明类条据的内容与结构
说明类条据主要是向有关人员说明情况、托付事情、传递信息用的条子。
写作的基本结构是:标题 称谓 正文 落款 日期
例:
①请假条
请假条是因为生病或因事不能上班或不能出差、参加会议以及其他活动而向有关领导部门说明情况的条据。
②留言条
留言条是在日常生活或工作中,因未能见到期望人而留给对方说明性的条据,或者已同别人约好而因有事外出或突然有变动无法赴约,需要给对方留言所写的条据。
四点注意条据必须由对方亲笔书写,接收方不能代笔,要交代清楚四项要素,即写给谁,什么事情,谁写的,什么时间写的,要一 一写明。条据涉及的钱物数量要写清楚,数字要大写,数字前不能留空白,后面要写明计量单位,以防添加与篡改。内容不可涂改,文面保持整洁。如确实需要改动内容,改动处必须加盖印章或手印。用墨应用黑色或蓝色钢笔或签字笔,不要用铅笔、易褪色的墨水或红色墨水。字迹应工整、清楚,不要用草书、以免误认。
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