在工作中我们经常遇到需要输入限定数据的情况，比如在需要统计大家的省份和市区时，就很有必要限定输入的省份和市区，以免大家输入的格式不一致，导致后期数据处理耽误时间。

以上图为例，需要在省份列中输入河北省和湖南省，在市区列中输入各个省份对应的市区，那么应该如何操作（以2016版为例）？

1、选中需要设置填充的空单元格

2、在数据菜单项中选择“数据验证”

如下图所示：

需要注意的是在低版本的Excel中选择的是“有效性”按钮，而不是“数据验证”按钮。

在允许值中选择“序列”选项，同时勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”。在来源中输入限定的数据，在本例中为“河北省和湖南省”，点击确定。（需要特别提示的是中间的分割号是在英文状态下输入）

如下图所示，即可在单元格中选择下拉菜单输入值。当输入其他数值时，会显示错误信息，这样数据就可以被限定了。

正确输入

错误输入报错

如果需要设置的下拉菜单较多怎么办？当然可以一个一个输入，那么有没有更加简单的方法？

只需一步，在“来源”位置选择向上的箭头即可，如图

点击确定后，会弹出如下对话框

选择河北省的几个市区，这时数据验证中就显示单元格范围了，然后点击向下的按钮，点击确定即可。

最后的最后，还得提一下上一篇文章中讲到的Alt应用，学会Excel中这5个快捷技巧，你又何必加班到深夜？里面技巧4讲到的方法：Alt ↓ 显示下拉菜单输入。

在多列输入中，如果输入的数据前面已经有过输入，那么按Alt ↓ 就可以显示下拉菜单，选择数据输入。（在2016版本中已经有联想输入了）

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